Notwendiger Bestandteil einer Adresse ist das Land. (Warum diese Angabe notwendig ist, beschreibe ich im Beitrag: Der Nutzen lästiger Pflichtangaben) Hier finden sich besonders häufig alternative Schreibweisen, wenn Landesnamen in unterschiedlichen Sprachen oder Codierungen spezifiziert werden - beispielsweise A, AT, Austria oder Autriche für das Land Österreich. In einigen Fällen sind Codierungen sogar zweideutig. So steht der Ländercode RU nach ISO-3166 für Russland, als Kfz-Kennzeichen nach einer UN-Konvention für Burundi.
Das Problem: Auswertungen verlieren an Genauigkeit, verzerren die Ergebnisse oder sind sogar falsch, wenn sie auf nicht-standardisierten Angaben basieren.
Sinnvollerweise wird im Artikelstamm (Bestell- oder Verkaufs-) Mengeneinheit gepflegt. Kann hier ein Freitext eingegeben werden, so ist es nur eine Frage der Zeit, wann verschiedene Schreibweisen für dieselbe Einheit verwendet werden. In der Praxis trifft man oft auf
Das ist nicht nur hässlich, sondern verursacht oft massive Probleme bei der Umrechnung.
Eine weitere wichtige Angabe im Artikelstamm ist die Warengruppe. Auch hier führen Mängel in der Definition zu ungewollten Verzerrungen. Wenn nicht klar ist, ob eine Schraube in die Gruppe „Verbindungselemente“, „Normteile“ oder „Verbrauchsmaterial“ gehört, kann die Spend-Analyse des Einkaufs nur falsch sein.
Alle drei Beispiele zeigen: standardisierte, eindeutige Auswahloptionen sind Freitexten weit überlegen, wenn es um die Interpretierbarkeit und Aussagekraft von Daten geht. Als sogenannte „Referenzdaten“ werden sie zentral definiert und stehen für die Datenpflege unternehmensweit zur Verfügung.
Externe Referenzdaten beruhen auf Quellen außerhalb des eigenen Unternehmens. Beispielsweise werden Länderlisten oder Mengeneinheiten von anerkannten Institutionen veröffentlicht und müssen nicht individuell erarbeitet werden. Solche Konventionen zu nutzen schafft Klarheit und erleichertert insbesondere auch den überbetrieblichen Informationsaustausch.
Interne Referenzdaten hingegen sind individuelle Definitionen innerhalb des eigenen Unternehmens oder Konzerns. Die Bereitstellung von abgestimmten Wertelisten (z.B. für eine Warengruppensystematik oder Produkthierarchie) vermeidet Missverständnisse und Fehlinterpretationen; zudem eröffnet sie Perspektiven für die weitergehende Nutzung von Informationen (bspw. standardisierte Übersetzungen).
Für alle Referenzdaten gilt (leider): sie können sich mit der Zeit verändern, daher müssen auch sie regelmäßig gepflegt werden. Immer wieder treffen wir in Projekten auf Länder, die es nicht mehr gibt, oder auf ungültig gewordene Warennummern... ganz nebenbei: haben Sie schon in allen genutzten Anwendungen die Umbenennung des Staates „Mazedonien“ in „Nordmazedonien“ eingepflegt?
Fazit: Referenzdaten sind das Fundament des Stammdatenmanagements. Ihre Qualität bestimmt maßgeblich die Qualität und damit den Wert der primären Stammdaten, also der Daten zu Geschäftspartnern, Artikeln, Anlagen oder Werken.
Wir unterstützen Sie bei der Überwachung Ihrer Referenzdaten, entwickeln für Sie geeignete Konzepte und begleiten Sie bei deren Einführung. Nutzen Sie unsere Erfahrung zum Aufbau einer soliden Datenbasis – wir machen Ihre Daten leistungsfähig!
Matthias Knapp, Managing Director